Как разработать эффективную CRM-систему для строительных компаний

Строительный бизнес — это сложный процесс, который требует внимательности к деталям, быстрой реакции и организации. Каждая заявка и каждый клиент на вес золота, ведь средний чек строительных услуг довольно высок. 

Успех в этой сфере зависит от четко скоординированной работы команды, быстрого обмена информацией и прозрачных бизнес-процессов — как с клиентами, так и внутри команды. Именно здесь на помощь приходит CRM-система. В этой статье мы расскажем, зачем она нужна строительному бизнесу и как ее правильно внедрить.

Преимущества использования CRM

CRM — это не просто база контактов, а инструмент, который трансформирует данные в единую экосистему, объединяющую все аспекты бизнеса: от первого звонка клиента до сдачи готового объекта. 

Это почти как офис, только онлайн, где вы взаимодействуете с клиентами и коллегами, управляете задачами и проектами внутри компании. Каждый сотрудник, будь то менеджер по продажам или специалист по закупкам, имеет доступ к актуальной информации и может быстро реагировать на изменения. 

В плане отношений с клиентами CRM помогает:

• Строить долгосрочные отношения. В строительной отрасли, где репутация и доверие играют ключевую роль, CRM становится незаменимым инструментом для формирования лояльной клиентской базы.
• Объединять все данные. CRM собирает и систематизирует информацию из разных источников, создавая полный профиль каждого клиента, что позволяет лучше понимать его потребности и предлагать релевантные услуги.
• Создать единое окно коммуникации. Система интегрируется с различными каналами связи — сайтом, электронной почтой, телефонией, мессенджерами, и обеспечивает удобный и быстрый доступ к информации и поддержке.
• Упрощать и ускорять продажи. Интерактивные каталоги и другие инструменты CRM позволяют эффективно презентовать объекты и управлять процессом продаж. Это сокращает время сделки и повышает конверсию.
• Обеспечивать прозрачность для руководства и менеджеров. CRM создает общую информационную базу, доступную всем сотрудникам, что повышает эффективность взаимодействия и контроля над процессами.
• Разрабатывать стратегии удержания клиентов. Аналитические возможности CRM позволяют оценить лояльность клиентов, выявить потенциальные проблемы и персонализировать коммуникации на каждом этапе.

Обязательные функции для CRM строительных компаний 

Управление строительным проектом — сложная задача, особенно когда в процессе участвуют заказчик, подрядчики, поставщики и специалисты. CRM-система действует как централизованный онлайн-офис, помогая подрядным строительным организациям эффективно управлять всеми этапами проекта. Рассмотрим ключевые функции такой системы:

• Автоматическое формирование договоров. CRM автоматизирует создание договоров с заказчиками и подрядчиками, минимизируя ручную работу и исключая ошибки. Например, шаблон договора заполняется автоматически данными из карточки клиента и проекта, после чего документ отправляется на подпись электронно.
• Планирование проектов на диаграмме Ганта позволяет отслеживать сроки выполнения работ, зависимости между задачами и распределять ресурсы. 

Можно наглядно видеть, когда заканчивается этап подготовки презентации и когда будет встреча с подрядчиками.

• Централизованная коммуникация. CRM обеспечивает эффективную коммуникацию между всеми участниками проекта — руководителями, менеджерами, строителями и подрядчиками. Вся информация о ходе реализации объекта доступна в одном месте. 
• Формирование графиков платежей. CRM автоматизирует создание графиков платежей и контролирует своевременность поступлений от заказчиков и выплат подрядчикам. 

Например, система автоматически напомнит менеджеру выставить счет заказчику или напечатать его.

• Резервирование бригад и спецтехники. CRM позволяет планировать загрузку бригад и спецтехники, избегая простоев и оптимизируя использование ресурсов. Система отслеживает доступность ресурсов в реальном времени и позволяет резервировать бригаду на конкретное время.

• Контроль выполнения задач. CRM позволяет отслеживать выполнение задач каждым сотрудником и анализировать производительность работы.  

Руководитель увидит, сколько задач выполнил каждый сотрудник за неделю, и выявит есть ли сложности в работе, чтобы каждый добивался лучших результатов. 

Благодаря этому функционалу, CRM помогает подрядчикам управлять строительными проектами, контролировать сроки и бюджет, а также повышать качество коммуникации с заказчиками и партнерами. 

Перед тем, как внедрять CRM

Без грамотного внедрения и настройки система не сможет раскрыть свой полный потенциал и принести ожидаемую пользу. 

Только комплексный подход к внедрению CRM гарантирует, что этот шаг станет надежным фундаментом для роста и развития вашей строительной компании. 

Чтобы CRM действительно принесла пользу, вам нужно не только выбрать подходящее программное обеспечение, но и учесть ряд важных моментов еще до начала внедрения. 

• Цели. Прежде всего, определите, какие задачи должна решать CRM в вашей компании. Например, повысить продажи, улучшить качество обслуживания клиентов или оптимизировать управление проектами. Чем конкретнее вы сформулируете свои цели, тем легче будет выбрать подходящее решение. 
• Выбор CRM и ее тестирование. На рынке представлено множество CRM-систем, и важно выбрать ту, которая соответствует вашим потребностям. Обратите внимание на функциональность, интеграционные возможности, стоимость и условия поддержки. Обязательно воспользуйтесь демо-версией или тестовым периодом, чтобы оценить систему в действии. Протестируйте, насколько удобно работать с карточками клиентов, создавать задачи и формировать отчеты.
• Обучение сотрудников. CRM — это инструмент, и как любым инструментом, им нужно уметь пользоваться. Проведите обучение для своих сотрудников, чтобы они могли использовать все возможности системы. 
• Интеграция с другими системами. CRM должна бесшовно интегрироваться с другими системами, которые вы используете, например, с бухгалтерской программой 1C или системой управления проектами. Это поможет избежать дублирования данных и оптимизировать рабочие процессы. 
• Вовлечение команды. Внедрение CRM — это не только технический процесс, но и кардинальные изменения в работе компании. Важно, чтобы руководство поддерживало этот процесс и активно участвовало во внедрении. Также необходимо мотивировать сотрудников использовать CRM, объясняя преимущества новой системы.
• Постоянная оптимизация. Просто встроить CRM и забыть не получится. Это не одноразовое мероприятие, а непрерывный процесс. После запуска системы нужно регулярно анализировать ее эффективность, собирать обратную связь от сотрудников и вносить необходимые изменения. 

CRM для строительного бизнеса

Благодаря структурированным и полным данным о каждом проекте и клиенте, вы сможете прогнозировать запросы, эффективно управлять взаимоотношениями и формировать стратегии, направленные на создание долгосрочных партнерских отношений. 

Мы поможем вам выбрать и внедрить CRM, адаптированную под специфику вашего бизнеса. Если готовые решения вам не подходят, мы разработаем гибкую CRM с нуля для вашей компании.

Перестаньте работать в хаосе и не откладывайте разработку и внедрение CRM. Чтобы карточек клиентов в системе было больше вам нужна профессиональная стратегия. Специалисты проведут анализ и настроят систему, чтобы вы с первого дня могли пользоваться всеми преимуществами. Не тратьте время на рутинные задачи. Переложите их на плечи CRM-системы, и освободите себя для стратегических задач.