Пару лет назад мы столкнулись с проблемой: ни одна из существующих CRM-систем не подходила нам на 100%. Мы перепробовали разные варианты: Планфикс, Трелло, Битрикс-24, но все они не закрывали полностью наши потребности. В итоге мы решили: если хочешь сделать хорошо — сделай сам. Так началась история создания нашей собственной CRM. Расскажем подробнее, что нас не устраивало в готовых решениях и почему мы пошли по этому пути.
Ни одна из существующих CRM-систем (Планфикс, Трелло, Битрикс-24) не подходила нам на 100%.
Как и многие диджитал-агентства, работающие с большим количеством клиентов, мы столкнулись с серьезной проблемой координации и управления задачами. Над каждым проектом трудится несколько отделов, и, казалось бы, все должно работать как часы. Но на деле мы столкнулись с целым клубком проблем, который душил нашу эффективность и вел к выгоранию сотрудников. Основной удар приходился на технический отдел, который превратился в вечно перегруженный реактор, работающий на пределе возможностей.
И вот почему:
- Хаос в приоритетах. Каждый руководитель проекта, естественно, считал свой проект самым важным и приоритетным. В итоге задачи сыпались на технарей как из рога изобилия, создавая постоянный аврал и неразбериху.
- Отсутствие наглядного планирования. Да, мы видели список задач каждого сотрудника. Но это был просто статичный перечень, не дающий никакого представления о реальной загрузке. Было совершенно непонятно, кто и чем занят, у кого какой объем работы, и кто уже находится на грани срыва.
- Неоправданно сжатые сроки. Не имея полной картины загрузки технического отдела, проджект-менеджеры действовали вслепую, ставя задачи с нереалистичными, а порой и с абсурдными сроками. Знаменитое «Ну там делов-то на полчаса» стало настоящим проклятием для наших технарей. Они вынуждены были постоянно работать в режиме пожарной команды, бросаясь от одной срочной задачи к другой, забывая о планировании и качестве.
- Перегрузка и выгорание. В результате технический отдел постоянно работал на износ, сотрудники сидели допоздна, работали по выходным, и в итоге быстро выгорали. Это приводило к снижению качества работы, срывам сроков, текучке кадров, и, как следствие, недовольству клиентов.
- Невыполненные обещания. Сжатые сроки и перегрузка неизбежно вели к тому, что мы не успевали выполнять задачи вовремя. Это подрывало доверие клиентов и создавало напряженную атмосферу внутри коллектива. Ведь никто не любит давать обещания, которые не может выполнить.
Этот порочный круг не давал нам двигаться вперед. Мы понимали, что нужно что-то менять, что нужно выстраивать более эффективную систему управления задачами, которая позволит нам работать слаженно, продуктивно и без постоянного стресса.
«Резиновые» пятницы и рождение идеи календаря загрузки
В агентстве была такая практика как «четверговая планерка». Вся команда собиралась и обсуждала сделанное за неделю, возникшие сложности и какие задачи в приоритете по срочности. Идея такая: после обсуждения в четверг, есть ещё целая пятница, которую можно посвятить хвостам.
В итоге, на техотдел сваливалось огромное количество хвостов, и пятница стала «резиновой». Технический директор, видя страдания своей команды, начал действовать. Практически за одну ночь он разработал и прикрутил к Битрикс-24 календарь загрузки сотрудников. Так мы стали наглядно видеть занятость каждого специалиста и планировать задачи с учетом реальной загрузки.
Календарь загрузки подтягивал задачи автоматически из CRM. Исполнитель мог указать, чем он будет занят в течение дня или недели, а постановщик — увидеть эту информацию и поставить задачу на тот день, когда она действительно может быть выполнена. Это решило проблему «резиновых» пятниц, но не закрывало все потребности компании.
От календаря загрузки к полноценной CRM
Так стала выкристаллизовываться идея: создать собственную CRM c блекджеком и удобным планировщиком. Нам нужно было адаптировать ее под наши бизнес-процессы, чтобы проджекты эффективно управляли проектами, коммуникация между сотрудниками не страдала, а все данные хранились в структурированном виде.
Мы сделали первый шаг к созданию своей CRM, начав с внедрения календаря загрузки. Это позволило нам более эффективно планировать задачи и снимать перегрузку с команды. Но это было только начало.
В следующей статье мы расскажем, какой получилась наша CRM: как она помогает нам работать без стресса, упрощает управление проектами и улучшает взаимодействие с клиентами.

директор агентства