Обсудить проект

«Простые решения» разработали и внедрили в работу собственную CRM: решение, рожденное из наболевшего

Психанули и создали свою CRM, которая получилась невероятно крутой

Пару лет назад мы столкнулись с проблемой: ни одна из существующих CRM-систем не подходила нам на 100%. Мы перепробовали разные варианты: Планфикс, Трелло, Битрикс-24, но все они не закрывали полностью наши потребности. В итоге мы решили: если хочешь сделать хорошо — сделай сам. Так началась история создания нашей собственной CRM. Расскажем подробнее, что нас не устраивало в готовых решениях и почему мы пошли по этому пути.

Ни одна из существующих CRM-систем (Планфикс, Трелло, Битрикс-24) не подходила нам на 100%.

Как и многие диджитал-агентства, работающие с большим количеством клиентов, мы столкнулись с серьезной проблемой координации и управления задачами. Над каждым проектом трудится несколько отделов, и, казалось бы, все должно работать как часы. Но на деле мы столкнулись с целым клубком проблем, который душил нашу эффективность и вел к выгоранию сотрудников. Основной удар приходился на технический отдел, который превратился в вечно перегруженный реактор, работающий на пределе возможностей.

И вот почему:

  • Хаос в приоритетах. Каждый руководитель проекта, естественно, считал свой проект самым важным и приоритетным. В итоге задачи сыпались на технарей как из рога изобилия, создавая постоянный аврал и неразбериху.
  • Отсутствие наглядного планирования. Да, мы видели список задач каждого сотрудника. Но это был просто статичный перечень, не дающий никакого представления о реальной загрузке. Было совершенно непонятно, кто и чем занят, у кого какой объем работы, и кто уже находится на грани срыва.
  • Неоправданно сжатые сроки. Не имея полной картины загрузки технического отдела, проджект-менеджеры действовали вслепую, ставя задачи с нереалистичными, а порой и с абсурдными сроками. Знаменитое «Ну там делов-то на полчаса» стало настоящим проклятием для наших технарей. Они вынуждены были постоянно работать в режиме пожарной команды, бросаясь от одной срочной задачи к другой, забывая о планировании и качестве.
  • Перегрузка и выгорание. В результате технический отдел постоянно работал на износ, сотрудники сидели допоздна, работали по выходным, и в итоге быстро выгорали. Это приводило к снижению качества работы, срывам сроков, текучке кадров, и, как следствие, недовольству клиентов.
  • Невыполненные обещания. Сжатые сроки и перегрузка неизбежно вели к тому, что мы не успевали выполнять задачи вовремя. Это подрывало доверие клиентов и создавало напряженную атмосферу внутри коллектива. Ведь никто не любит давать обещания, которые не может выполнить.

Этот порочный круг не давал нам двигаться вперед. Мы понимали, что нужно что-то менять, что нужно выстраивать более эффективную систему управления задачами, которая позволит нам работать слаженно, продуктивно и без постоянного стресса.

«Резиновые» пятницы и рождение идеи календаря загрузки

В агентстве была такая практика как «четверговая планерка». Вся команда собиралась и обсуждала сделанное за неделю, возникшие сложности и какие задачи в приоритете по срочности. Идея такая: после обсуждения в четверг, есть ещё целая пятница, которую можно посвятить хвостам.

В итоге, на техотдел сваливалось огромное количество хвостов, и пятница стала «резиновой». Технический директор, видя страдания своей команды, начал действовать. Практически за одну ночь он разработал и прикрутил к Битрикс-24 календарь загрузки сотрудников. Так мы стали наглядно видеть занятость каждого специалиста и планировать задачи с учетом реальной загрузки.

Календарь загрузки подтягивал задачи автоматически из CRM. Исполнитель мог указать, чем он будет занят в течение дня или недели, а постановщик — увидеть эту информацию и поставить задачу на тот день, когда она действительно может быть выполнена. Это решило проблему «резиновых» пятниц, но не закрывало все потребности компании.

От календаря загрузки к полноценной CRM

Так стала выкристаллизовываться идея: создать собственную CRM c блекджеком и удобным планировщиком. Нам нужно было адаптировать ее под наши бизнес-процессы, чтобы проджекты эффективно управляли проектами, коммуникация между сотрудниками не страдала, а все данные хранились в структурированном виде.

Мы сделали первый шаг к созданию своей CRM, начав с внедрения календаря загрузки. Это позволило нам более эффективно планировать задачи и снимать перегрузку с команды. Но это было только начало.

В следующей статье мы расскажем, какой получилась наша CRM: как она помогает нам работать без стресса, упрощает управление проектами и улучшает взаимодействие с клиентами.

В работе с клиентом мы ценим равные партнерские отношения, умеем слушать и слышать. В разделе Наш подход я подробно рассказываю, кому комфортно с нами работать и почему — заходите почитать.
Игорь Яньшин, директор агентства
Игорь Яньшин,
директор агентства
Вернуться к статьям

может быть интересно

«Простые решения» стали сертифицированным партнером «1С БИТРИКС»

Новый уровень профессионализма: как сертификация улучшает качество наших услуг для клиентов.

Новости компании
Мы в тройке лидеров маркетинговой премии VOLGA BRAND 2021!

Наш проект для Vinoteca Friendly Wines получил признание среди лучших решений в digital-маркетинге.

Новости компании
Поддержка крупнейших медиапроектов: мы — технический партнер OBOZ.INFO

Наши решения помогают одному из лидеров интернет-изданий Самарской области стремительно развиваться.

Новости компании